26 février 2024 Documenter la transformation numérique Une offre de services internes claire et bien définie

Par Martine Rioux

L’équipe de chargé.e.s de projets numériques (CPN) du Musée de la civilisation a grandi petit à petit depuis la mise en place de la Stratégie numérique 2019-2022. Elle est maintenant constituée de huit personnes et fait partie de la Direction des immobilisations, du numérique et des technologies. Au fil des années, son rôle s’est précisé, tant et si bien qu’une offre de services numériques internes est aujourd’hui diffusée.

Au début, leur rôle consistait, essentiellement, à accompagner les collègues dans leur appropriation de la stratégie numérique du Musée et dans l’intégration concrète de celle-ci à leur quotidien. Néanmoins, le champ des possibles demeurait vaste et pouvait prêter à confusion. C’est ainsi que l’équipe de CPN a rédigé sa propre offre de services pour les collègues afin que ceux-ci aient une idée précise de son apport potentiel dans les divers projets.

« L’élaboration de l’offre de services numériques internes a vraiment permis de présenter, de façon simple et concise, les contextes d’intervention, les rôles et les responsabilités des CPN ainsi que des collègues qui font appel à leur expertise », souligne Geneviève Soucy, cheffe de l’engagement numérique et des projets technologiques, responsable de l’équipe de CPN.

L’offre de services des CPN vise donc, toujours dans une approche d’accompagnement, à contribuer au développement et à l’intégration de l’expérience numérique dans l’ensemble des activités publiques et organisationnelles du Musée. Elle constitue une offre transversale et concerne aussi bien le numérique que les technologies qui l’alimentent.

Rôle et responsabilités

Afin d’accompagner les équipes dans l’identification des besoins numériques et de planifier des travaux, les CPN sont généralement sollicités dès le début des projets. Cela permet confirmer qu’une initiative numérique est pertinente, ou non, il peut arriver que ce ne soit pas le cas.

Plus précisément, le rôle des CPN est entre autres :

• d’accompagner les différentes équipes du Musée dans l’adoption de pratiques numériques transversales, facilitantes et cohérentes,
• d’assurer la constance des expériences numériques offertes aux visiteurs dans l’ensemble de leur parcours,
• de proposer des outils numériques utiles, innovants et faciles d’utilisation,
• de garantir et d’aider leurs collègues à réaliser leurs projets dans le respect des normes du Musée et du gouvernement du Québec en matière de communication, d’accessibilité, de sécurité, de développement durable, d’éthique et d’intégration,
• d’assurer une veille dans leur champ d’expertise et de contribuer activement au volet recherche et évaluation de solutions numériques des divers projets auxquels les ils et elles collaborent.

Outre l’analyse de besoins, les CPN sont responsables de recommander et de sélectionner des solutions numériques et technologiques, toujours en priorisant les outils, les fonctionnalités et les gabarits existants, ainsi que les cultures numériques en usage dans la société. De même, chaque fois que c’est possible, les technologies et l’expertise québécoises doivent être mises de l’avant. De là l’importance que la veille occupe dans leur quotidien.

Même lorsqu’une approche numérique ou une solution est retenue par l’équipe d’un projet, le CPN demeure présent pour appuyer le développement ou l’adaptation de celle-ci au contexte d’utilisation prévu. Il ou elle participe aussi à son déploiement, à sa promotion à son maintien, si nécessaire.

Les Chargé.e.s de projets numériques valident le respect des normes du Musée, de la conception à la diffusion. En cours de projets, ils évaluent aussi l’atteinte des objectifs de l’expérience numérique créée. Ils participent finalement au post-mortem des projets.

Un travail d’équipe

Même si les CPN travaillent chacun et chacune sur leurs projets respectifs, ils communiquent régulièrement entre eux, s’informent mutuellement de tout développement de nouvelles expériences numériques, afin de s’assurer que tous et toutes connaissent les outils, les fonctionnalités ou les gabarits disponibles pour des projets ultérieurs. C’est ainsi qu’ils peuvent participer à l’évolution des approches et des normes numériques du Musée.

De même, lorsque de nouveaux projets se mettent en branle, les affectations sont généralement discutées et choisies entre les CPN, lors de rencontres bimensuelles, en fonction de la nature du projet et sur la base des spécialisations individuelles, des intérêts et des disponibilités.

À propos de documenter la transformation numérique

Dans le but de mettre en valeur l’expertise acquise à la suite de la mise en œuvre de sa stratégie numérique 2019-2022, le Musée de la civilisation propose une série de billets. Ces billets ont pour objectif de documenter la transformation numérique et de partager la démarche de réalisation de certains projets. Le présent texte fait partie de cette série.